Nomina a responsabile del trattamento

Nomina a responsabile del trattamento

LUMIRIA

Accordo ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679

Versione del 1° ottobre 2026

Parti

Il notaio [NOTAIO_NOME_COGNOME], nato a [NOTAIO_LUOGO_NASCITA] il [NOTAIO_DATA_NASCITA], residente o domiciliato in [NOTAIO_INDIRIZZO_RESIDENZA], C.F. [NOTAIO_CODICE_FISCALE], email di registrazione [NOTAIO_EMAIL], di seguito il «Titolare»;

e Società Tecnologie Notarili S.r.l., con sede legale in Terza Traversa Mongiardino 11, 07024 La Maddalena, P.IVA 03083140909, in persona del legale rappresentante Giulia Marilisa Pascali, di seguito il «Responsabile»;

congiuntamente le «Parti», stipulano il presente accordo in relazione all'utilizzo del servizio LUMIRIA, sia in prova gratuita sia in abbonamento. Il Responsabile è contattabile all'indirizzo privacy&sicurezza@lumiria.ai e alla PEC soc.tecnologienotarili@legalmail.it.

Il Titolare tratta i dati affidati al Servizio nell'esercizio della propria attività e ne determina le finalità e i mezzi. Il Responsabile fornisce gli strumenti informatici descritti nelle Condizioni del servizio e tratta tali dati per conto del Titolare. Le Parti riconoscono la natura riservata delle informazioni e gli obblighi di segreto professionale cui esse sono soggette.

1. Oggetto e conclusione dell'accordo

1.1 Il Titolare nomina il Responsabile per i trattamenti descritti nell'Allegato A. Le Parti, le premesse e gli Allegati A, B e C costituiscono parte integrante dell'accordo. I termini «Studio», «Utente», «Pratica» e «Servizio» hanno il significato indicato nelle Condizioni del servizio.

1.2 Il testo del presente accordo è messo a disposizione del notaio prima della richiesta di attivazione. Il notaio lo accetta nella procedura di richiesta, prima della creazione dello Studio e prima di poter caricare o far trattare dati delle pratiche. L'accordo diviene efficace con il perfezionamento del contratto di servizio e prima dell'inizio dei trattamenti per conto del Titolare. È obbligatorio per ogni modalità di accesso al Servizio, incluse le prove gratuite.

1.3 L'accordo è documentato in formato elettronico ai sensi dell'art. 28, par. 9, GDPR. Il Responsabile conserva il testo integrale accettato con i dati del notaio, la sua impronta SHA-256, l'impronta della versione del modello, data e ora dell'accettazione, indirizzo email e dati dichiarati dal richiedente, nonché le evidenze relative agli altri documenti presentati nella procedura. Il Titolare sottoscrive l'accordo con firma elettronica semplice, mediante un codice monouso inviato all'indirizzo email indicato nella richiesta e inserito nel Servizio. Per la firma il Responsabile conserva anche l'indirizzo cui è stato inviato il codice, gli orari di invio e di conferma, il numero dei tentativi, l'indirizzo IP e il browser, per dieci anni e indipendentemente dalla cancellazione dello Studio. Dopo la firma il Titolare riceve via email il testo firmato con la prova della firma; può comunque ottenerne copia. Le Parti possono inoltre sottoscrivere l'accordo su supporto cartaceo o mediante altra firma elettronica idonea secondo la normativa applicabile.

1.4 La presente Nomina riguarda i trattamenti svolti per conto del Titolare. I trattamenti per i quali il Responsabile opera come titolare autonomo, in particolare per gestire il proprio rapporto commerciale e i propri obblighi amministrativi, sono distinti e descritti nell'informativa privacy del Servizio.

2. Durata

2.1 L'accordo si applica per tutta la durata della prova o dell'abbonamento e continua a vincolare il Responsabile durante la restituzione, la cancellazione e la permanenza delle copie residue previste dall'art. 11, fino alla loro eliminazione. Gli obblighi destinati per natura a sopravvivere alla cessazione, compresi riservatezza e segreto professionale, restano efficaci anche successivamente.

3. Istruzioni e obblighi delle Parti

3.1 Il Responsabile tratta i dati esclusivamente su istruzioni documentate del Titolare, anche per i trasferimenti verso Paesi terzi. Costituiscono istruzioni il presente accordo, i suoi allegati, le disposizioni pertinenti del contratto di servizio e le operazioni richieste dagli Utenti autorizzati attraverso il Servizio. Le ulteriori istruzioni sono impartite per iscritto al recapito del Responsabile.

3.2 Il Responsabile non determina finalità autonome di utilizzo dei dati delle pratiche, non li commercializza e non li utilizza per addestrare modelli. Sono compresi nelle istruzioni i trattamenti strettamente necessari alla sicurezza e al funzionamento del Servizio, compresa la correzione dei guasti senza accesso ai contenuti delle pratiche secondo l'Allegato C6, nei limiti descritti nel presente accordo.

3.3 Qualora un trattamento sia imposto al Responsabile dal diritto dell'Unione o di uno Stato membro cui è soggetto, il Responsabile informa il Titolare prima di eseguirlo, salvo che la legge vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico.

3.4 Il Responsabile informa immediatamente il Titolare se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati. Non esegue l'istruzione contestata finché il dubbio non sia chiarito, limitando l'eventuale sospensione alle operazioni interessate e adottando le misure necessarie a proteggere i dati.

3.5 Il Titolare determina i dati da affidare al Servizio, le finalità e le basi giuridiche del trattamento, individua gli Utenti autorizzati e assicura che le istruzioni siano lecite. Fornisce le informative e valuta la necessità degli adempimenti di propria competenza. Il Responsabile presta l'assistenza prevista dal presente accordo e rimane responsabile dei propri obblighi.

4. Persone autorizzate e riservatezza

4.1 Il Responsabile consente l'accesso ai dati soltanto alle persone autorizzate che ne abbiano necessità per le attività assegnate, vincolate alla riservatezza per contratto o per legge e istruite sul trattamento e sul segreto professionale notarile, secondo l'Allegato C9.

4.2 La manutenzione è svolta dalla società, senza affidamento a collaboratori esterni. La manutenzione, la correzione dei guasti e l'aggiornamento del Servizio si svolgono senza accesso ai contenuti delle pratiche, secondo l'Allegato C6.

5. Sicurezza e ripristino

5.1 Il Responsabile adotta e mantiene misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR, tenendo conto della natura dei dati, del segreto professionale, dello stato dell'arte e delle caratteristiche dei trattamenti. L'Allegato C descrive le misure applicate e i relativi limiti.

5.2 Il Responsabile valuta e aggiorna le misure quando mutano i rischi o le modalità del Servizio. Le modifiche non possono ridurre gli obblighi di protezione assunti con il presente accordo. Mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a valutarne l'adeguatezza.

5.3 La procedura di ripristino della banca dati è scritta e operativa ed è oggetto di prova documentata su un progetto separato da quello di produzione, prima dell'apertura del Servizio e successivamente almeno ogni tre mesi; l'esito di ogni prova è registrato. Il ripristino riguarda i dati presenti nelle copie giornaliere della banca dati e nelle copie notturne dei file dei documenti, conservate per sette giorni, ed è provato per entrambe. I limiti del recupero sono descritti nell'Allegato C e nelle Condizioni del servizio.

6. Sub-responsabili

6.1 Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili individuati nell'Allegato B per le attività ivi descritte. L'autorizzazione non esonera il Responsabile dalla scelta di fornitori che presentino garanzie sufficienti e dalla verifica degli obblighi lungo la catena del trattamento.

6.2 Il Responsabile comunica per email a ciascuno Studio l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile con almeno due giorni di preavviso rispetto al suo impiego per i dati del Titolare. La comunicazione identifica il soggetto, le attività affidate e le informazioni pertinenti sui luoghi di trattamento e sulle garanzie. Il Responsabile aggiorna contestualmente la pagina «Fornitori e sub-responsabili». La sola pubblicazione dell'elenco non sostituisce la comunicazione individuale.

6.3 Il Titolare può opporsi entro il periodo di preavviso per motivi ragionevoli e documentati relativi alla protezione dei dati. Le Parti ricercano una soluzione idonea. Se l'opposizione non può essere superata, ciascuna Parte può recedere senza penali, con restituzione della quota di corrispettivo relativa al periodo non goduto. Prima di affidare i dati al soggetto contestato il Responsabile definisce con il Titolare la soluzione o rende effettiva la cessazione del trattamento interessato, assicurando restituzione e cancellazione secondo l'art. 11.

6.4 Il Responsabile vincola i sub-responsabili mediante contratto agli obblighi di protezione richiesti dall'art. 28 GDPR, per quanto applicabili alle attività affidate, e resta responsabile verso il Titolare dell'adempimento degli obblighi del sub-responsabile ai sensi dell'art. 28, par. 4, nei limiti dell'art. 14.

6.5 L'identità, le attività e le informazioni pertinenti sui successivi sub-responsabili sono rese disponibili attraverso la documentazione dei fornitori richiamata nell'Allegato B e, su richiesta, dal Responsabile. Il rinvio alla documentazione esterna non sostituisce gli obblighi di informazione, autorizzazione e controllo del Responsabile.

7. Diritti degli interessati

7.1 Tenendo conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il riscontro delle richieste relative ai diritti del Capo III GDPR.

7.2 Se riceve direttamente una richiesta relativa ai trattamenti svolti per conto del Titolare, la inoltra al notaio senza ingiustificato ritardo e comunque entro tre giorni lavorativi. Non risponde autonomamente nel merito e non assume decisioni al posto del Titolare, salvo istruzione documentata o obbligo di legge. Le richieste relative a trattamenti propri del Responsabile sono gestite nel suo distinto ruolo di titolare.

7.3 Il Responsabile applica una procedura scritta per l'inoltro, l'individuazione del Titolare competente e il rispetto dei termini.

8. Violazioni dei dati e assistenza al Titolare

8.1 Il Responsabile comunica al Titolare le violazioni di dati personali che riguardano i trattamenti affidati senza ingiustificato ritardo e comunque entro ventiquattro ore dal momento in cui ne ha conoscenza. Il termine decorre dalla conoscenza del Responsabile; quando la violazione riguarda un sub-responsabile, decorre da quando questi la comunica al Responsabile. La comunicazione è indirizzata al recapito del notaio associato allo Studio.

8.2 La prima comunicazione contiene le informazioni disponibili sulla natura della violazione, sulle categorie e sul numero approssimativo degli interessati e dei dati coinvolti, sulle probabili conseguenze, sulle misure adottate o proposte e sul punto di contatto per gli aggiornamenti. Le informazioni non ancora disponibili sono fornite progressivamente, senza ulteriori ingiustificati ritardi. L'incompletezza dell'accertamento non giustifica il rinvio del primo avviso oltre il termine pattuito.

8.3 Il Responsabile applica una procedura scritta di gestione delle violazioni, documenta gli eventi nel registro delle violazioni e adotta le misure necessarie a contenerne gli effetti e a porvi rimedio, conservando le evidenze pertinenti secondo gli obblighi applicabili.

8.4 Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, assiste il Titolare negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR, comprese la valutazione del rischio, l'eventuale valutazione d'impatto e la consultazione preventiva. La decisione e gli adempimenti relativi alla notifica all'autorità di controllo e alla comunicazione agli interessati spettano al Titolare, ferme eventuali disposizioni inderogabili applicabili al Responsabile.

9. Trasferimenti internazionali

9.1 Il Titolare impartisce istruzione al Responsabile di utilizzare i fornitori e le infrastrutture indicati nell'Allegato B, compresi i trattamenti negli Stati Uniti descritti per Anthropic e Clerk. La localizzazione in Irlanda della banca dati o delle funzioni applicative non costituisce una garanzia che ogni trattamento o accesso dei relativi fornitori avvenga esclusivamente nello Spazio economico europeo.

9.2 Ogni trasferimento soggetto al Capo V GDPR, inclusi gli accessi da Paesi terzi che configurano un trasferimento e gli eventuali trasferimenti successivi, deve essere assistito da un valido presupposto ai sensi degli artt. 45 e seguenti. L'autorizzazione contrattuale del Titolare non sostituisce tale presupposto e non costituisce consenso degli interessati al trasferimento.

9.3 Gli accordi dei fornitori disciplinano le garanzie applicabili. Quando si ricorre alle clausole contrattuali tipo della decisione (UE) 2021/914, si applicano i moduli coerenti con i ruoli e con la concreta catena del trasferimento, comprese le clausole da responsabile a responsabile ove pertinenti. Il Responsabile cura le verifiche richieste e le eventuali misure supplementari. Il ricorso a una decisione di adeguatezza, compreso l'EU-U.S. Data Privacy Framework, presuppone che il destinatario e il trattamento rientrino effettivamente nel suo ambito.

9.4 Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni sui destinatari, sui Paesi e sulle garanzie pertinenti, nonché, su richiesta, copia delle garanzie applicabili e le informazioni necessarie alla valutazione del trasferimento, con eventuale oscuramento delle sole informazioni estranee o riservate non necessarie alla verifica. Se una garanzia viene meno, informa senza ingiustificato ritardo il Titolare e interrompe i trasferimenti interessati finché non sia disponibile una soluzione lecita.

10. Modelli di intelligenza artificiale

10.1 I modelli sono forniti da Anthropic Ireland, Limited. I dati delle pratiche sono trattati mediante l'organizzazione Anthropic della società, per la quale è attivo dal 25 settembre 2026 il regime di conservazione zero dei contenuti, confermato dal certificato sottoscritto con il fornitore. La medesima organizzazione è utilizzata dalle funzioni del sito, dai server del ragionamento e delle automazioni, comprese le chiamate secondarie.

10.2 Il Responsabile utilizza per i dati del Titolare soltanto funzionalità comprese nel regime di conservazione zero applicabile. Per tali elaborazioni Anthropic non conserva ordinariamente input e output dopo l'elaborazione, ferme la memoria temporanea e le eccezioni descritte di seguito. La conservazione zero dei contenuti non equivale all'assenza di metadati tecnici o amministrativi trattati dal fornitore, né riguarda le copie conservate nei sistemi LUMIRIA.

10.3 Il contenuto delle pratiche non è utilizzato per addestrare i modelli, secondo le condizioni commerciali applicabili. Il Responsabile non abilita usi facoltativi dei dati per addestramento e non invia dati delle pratiche mediante canali di feedback o strumenti estranei al perimetro concordato. L'accesso da parte di Anthropic e dei suoi sub-responsabili resta soggetto agli accordi applicabili, alle esigenze del servizio e agli obblighi di riservatezza e protezione; non è promessa l'assenza assoluta di accesso da parte di ogni terzo.

10.4 La memorizzazione temporanea delle richieste per accelerare le elaborazioni ripetute può mantenere in memoria una rappresentazione tecnica del contenuto con durata massima di un'ora dall'ultimo utilizzo della relativa cache. L'impiego delle risposte strutturate può comportare la conservazione temporanea dello schema tecnico fino a ventiquattro ore dall'ultimo utilizzo; negli schemi tecnici non devono essere inseriti dati personali delle pratiche. Questi meccanismi sono distinti dall'archiviazione permanente dei documenti.

10.5 Restano le eccezioni dichiarate da Anthropic: conservazioni imposte dalla legge, per il tempo richiesto dall'obbligo applicabile, e conservazioni dovute alla segnalazione di possibili violazioni delle condizioni d'uso da parte dei sistemi di sicurezza. Alla cessazione del rapporto con il Responsabile, Anthropic può inoltre conservare i dati nella misura necessaria a risolvere una controversia con il Responsabile o a contrastare un uso dannoso dei servizi (accordo sul trattamento dei dati di Anthropic, par. H.1.b). Per le conservazioni dovute ai sistemi di sicurezza, input e output possono essere conservati fino a due anni e i punteggi di classificazione fino a sette anni. Tali eccezioni non attribuiscono al Responsabile un'autorizzazione generale a conservare o utilizzare autonomamente i dati oltre le istruzioni del Titolare e non derogano al Capo V GDPR.

10.6 Il Responsabile configura le elaborazioni dei modelli su infrastrutture negli Stati Uniti. Per le ricerche sul web impiega le funzionalità di base comprese nella conservazione zero. Le istruzioni inviate al modello vietano di inserire nelle ricerche nomi, codici fiscali o altri dati identificativi delle parti e della pratica e limitano le ricerche a norme, prassi e giurisprudenza. Si tratta di istruzioni al modello, non di un filtro tecnico che assicuri in ogni caso l'assenza di dati personali nelle query.

10.7 Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo se viene meno o cambia in modo rilevante il regime applicabile, il suo perimetro o la garanzia di non addestramento. Non prosegue trattamenti incompatibili con le istruzioni e con le garanzie pattuite senza averne definito una base contrattuale e normativa idonea.

11. Restituzione, cancellazione e copie residue

11.1 Il Titolare può esportare il lavoro conservato mediante le funzioni del Servizio. Alla cessazione sceglie tra restituzione e cancellazione, secondo le modalità seguenti. La restituzione non autorizza il Responsabile a trattenere ulteriori copie oltre i termini espressamente descritti nel presente articolo.

11.2 Il Titolare può scaricare in qualsiasi momento, dal Servizio, un archivio ZIP del lavoro conservato. Cinque giorni prima della scadenza della prova o dell'abbonamento è inviato un avviso che ricorda la scadenza, indica come scaricare l'archivio e informa che, in assenza di passaggio all'abbonamento o di rinnovo, i dati saranno cancellati automaticamente trenta giorni dopo la scadenza. Ogni download genera un nuovo archivio del lavoro conservato in quel momento, comprese pratiche, documenti, atti e conversazioni. L'archivio non viene conservato dal Responsabile dopo la sua generazione per il download.

11.3 Dalla scadenza lo Studio rimane per trenta giorni in sola lettura, con possibilità di consultazione e download e senza nuove elaborazioni o modifiche. Al termine di questi trenta giorni sono cancellati definitivamente dai sistemi attivi i dati dello Studio e il collegamento all'esportazione cessa di funzionare. La cancellazione comprende conversazioni, documenti e fascicoli dei guasti collegati alle pratiche, e gli account degli Utenti presso il servizio di autenticazione. I trenta giorni decorrono dalla scadenza, non dall'avviso. Se il Titolare passa all'abbonamento o rinnova entro tale termine, lo Studio torna attivo e nessun dato è cancellato. In caso di passaggio ad altro fornitore o di uscita richiesti prima della scadenza si applicano i termini dell'art. 8-bis delle Condizioni del servizio.

11.4 Il Titolare può chiedere la cancellazione immediata dai sistemi attivi in luogo della restituzione, mediante richiesta al recapito del Responsabile. La cancellazione dell'intero Studio, ordinaria o richiesta anticipatamente, non consente il successivo recupero attraverso il Servizio. I termini delle copie residue del comma 11.6 restano applicabili.

11.5 Durante il rapporto attivo, la pratica eliminata dall'Utente è cancellata definitivamente e immediatamente dai sistemi attivi, insieme ai documenti e ai dati collegati, e non è recuperabile attraverso il Servizio.

11.6 Le copie residue seguono i termini qui indicati. La scadenza dei dati nei sistemi attivi e quella delle copie residue sono eventi distinti.

11.7 Le copie residue non sono riutilizzate per nuove elaborazioni delle pratiche; l'accesso è limitato alle esigenze tecniche, di sicurezza o di ripristino per le quali sono conservate. Sui computer utilizzati per lo sviluppo non esistono copie dei dati del Titolare (Allegato C6).

11.8 Il Responsabile assicura che un eventuale ripristino di backup non reintroduca stabilmente in produzione dati già oggetto di cancellazione e riapplica le cancellazioni pertinenti. Le copie non possono essere mantenute per un tempo indeterminato mediante rinnovi artificiali dei relativi termini.

11.9 Restano salvi gli obblighi di conservazione imposti al Responsabile dal diritto dell'Unione o degli Stati membri: in tal caso sono conservati soltanto i dati necessari, con accesso limitato e senza utilizzazioni incompatibili, e il Titolare è informato salvo divieto di legge. Per le eccezioni proprie del fornitore dei modelli si rinvia all'art. 10.5. I dati amministrativi trattati autonomamente dalla società seguono i termini della sua informativa privacy.

11.10 Su richiesta, il Responsabile attesta per iscritto le cancellazioni eseguite, distinguendo l'eliminazione dai sistemi attivi dall'eventuale permanenza di copie residue e indicandone i termini. La copia scaricata dal Titolare resta sotto il controllo e la responsabilità di quest'ultimo.

12. Informazioni, registri e verifiche

12.1 Il Responsabile tiene il registro delle categorie di attività di trattamento previsto dall'art. 30, par. 2, GDPR e mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 e del presente accordo.

12.2 Il Responsabile consente e contribuisce alle verifiche, incluse le ispezioni, svolte dal Titolare o da un soggetto da lui incaricato. Le Parti concordano un preavviso ragionevole, gli orari e le modalità, proteggendo la sicurezza dei sistemi, i dati degli altri Studi e le informazioni riservate estranee alla verifica. Queste modalità non possono impedire l'esercizio effettivo del diritto di controllo; sono fatte salve le urgenze connesse a incidenti e le richieste delle autorità competenti.

12.3 Documentazione, certificazioni e rapporti di verifica di terzi possono contribuire alla dimostrazione della conformità, senza sostituire automaticamente ogni ulteriore verifica necessaria. Il Responsabile rende disponibili, su richiesta del Titolare, gli accordi pertinenti con i sub-responsabili, con le cautele di riservatezza necessarie e senza oscurare le disposizioni indispensabili alla valutazione della protezione dei dati.

13. Segreto professionale

13.1 Il Responsabile riconosce la natura delle informazioni affidategli e gli obblighi di segreto professionale cui il notaio è soggetto. Non le divulga né le utilizza per finalità estranee all'esecuzione delle istruzioni documentate e agli obblighi di legge applicabili. Ne assicura la protezione anche nei rapporti con le persone autorizzate e con i sub-responsabili.

13.2 Gli obblighi di riservatezza e di rispetto del segreto professionale sopravvivono senza limiti di tempo alla cessazione del rapporto.

14. Responsabilità e prevalenza

14.1 Ciascuna Parte risponde delle violazioni che le sono imputabili secondo la normativa applicabile, incluso l'art. 82 GDPR. Restano ferme le responsabilità del Responsabile per i sub-responsabili ai sensi dell'art. 28, par. 4, GDPR. Nei rapporti fra le Parti si applica il limite dell'art. 14 delle Condizioni del servizio, anche per i danni causati dai sub-responsabili, salvo dolo o colpa grave del Responsabile.

14.2 L'art. 14 delle Condizioni del servizio opera nei rapporti fra le Parti esclusivamente nei limiti consentiti dalla legge. Non limita i diritti degli interessati né gli obblighi inderogabili del Responsabile. In caso di contrasto in materia di trattamento dei dati prevale il presente accordo, fermo il limite di responsabilità del comma 14.1; restano in ogni caso prevalenti le disposizioni inderogabili e le eventuali clausole contrattuali tipo applicabili al trasferimento.

15. Legge applicabile e comunicazioni

15.1 L'accordo è regolato dalla legge italiana e dal diritto dell'Unione europea applicabile. La competenza dell'autorità giudiziaria è determinata secondo la legge.

15.2 Le comunicazioni del Titolare relative al presente accordo sono indirizzate a privacy&sicurezza@lumiria.ai, ferma la possibilità di utilizzare la PEC soc.tecnologienotarili@legalmail.it. Il Titolare mantiene aggiornato il recapito dello Studio al quale riceve le comunicazioni relative a incidenti, sub-responsabili e cancellazione.

15.3 La data dell'accettazione, l'identità dichiarata del notaio e la versione accettata risultano dalle evidenze della procedura descritte all'art. 1. La disponibilità pubblica del modello consente la sua consultazione senza registrazione; la Nomina del singolo Studio è conclusa e diviene efficace secondo l'art. 1.2.

Allegato A — Dettagli del trattamento

A1. Oggetto, durata e finalità

Il trattamento ha per oggetto i dati personali affidati dal Titolare per utilizzare LUMIRIA nell'attività notarile. Dura per il rapporto di servizio, compresa la prova gratuita, e per i successivi periodi di restituzione, cancellazione e permanenza delle copie residue dell'art. 11.

Le finalità sono l'assistenza all'istruttoria e alla redazione, il recupero e la lettura dei documenti richiesti dal Titolare, la consultazione delle fonti, la predisposizione degli adempimenti quando la relativa funzione è disponibile e il supporto tecnico necessario al funzionamento e alla sicurezza del Servizio.

A2. Operazioni

Le operazioni comprendono raccolta e ricezione, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, lettura ottica, estrazione e confronto di informazioni, elaborazione mediante modelli di intelligenza artificiale, generazione e revisione di bozze, recupero di documenti, esportazione, restituzione e cancellazione. Comprendono inoltre, nei limiti dell'Allegato C, registrazioni tecniche, diagnosi dei guasti e manutenzione.

Su comando del Titolare, il Servizio accede a Sister, Telemaco e SmartRUN con le credenziali dello Studio e può inoltrare le richieste necessarie al recupero dei documenti, comprese quelle firmate dal notaio. La Web Mail Notariato è consultata in sola lettura. Le ricerche web sono soggette alle istruzioni di minimizzazione dell'art. 10.6.

La predisposizione della nota di trascrizione e del plico non attribuisce al Responsabile la funzione notarile o il potere di assumere decisioni riservate al notaio. Il perimetro della singola operazione resta quello richiesto dal Titolare e consentito dalla funzione disponibile.

A3. Tipi di dati

Sono trattati i dati presenti nelle pratiche e nei documenti: dati identificativi e anagrafici; codici fiscali e recapiti; estremi dei documenti d'identità; dati familiari, societari e relativi ai poteri di rappresentanza; informazioni immobiliari, catastali e ipotecarie; dati economici e patrimoniali; contenuti delle conversazioni e ulteriori dati pertinenti all'attività richiesta dal Titolare. Sono trattati anche i dati identificativi e operativi degli Utenti nella misura necessaria a gestire gli accessi e le operazioni per conto del Titolare.

Possono essere presenti categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR e dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR, quando contenuti nei documenti e nelle informazioni pertinenti alla pratica. Ne sono esempi documenti sulla capacità, amministrazione di sostegno o interdizione, certificazioni sanitarie e giudiziarie e disposizioni testamentarie che rivelino convinzioni religiose. Il Titolare ne valuta la necessità e la base giuridica; il Responsabile li tratta soltanto nei limiti delle istruzioni e delle garanzie previste dal presente accordo.

A4. Interessati

Le categorie di interessati comprendono clienti dello Studio, parti e altri partecipanti agli atti, rappresentanti e procuratori, soggetti menzionati nei documenti o nelle comunicazioni pertinenti alle pratiche e Utenti autorizzati, per i trattamenti svolti per conto del Titolare.

Allegato B — Fornitori e sub-responsabili

B1. Soggetti utilizzati per il trattamento affidato

La tabella identifica i fornitori e le attività pertinenti al trattamento per conto del Titolare. I luoghi indicati distinguono, ove necessario, la sede del contraente dalla regione tecnica scelta. La regione tecnica non esclude di per sé accessi o trattamenti ulteriori da parte del fornitore e della sua catena di sub-responsabili, che rimangono soggetti all'art. 9.

I ruoli sono riferiti alle attività effettivamente svolte. Eventuali trattamenti autonomi dei fornitori sui propri dati amministrativi o di servizio non sono ricondotti automaticamente alla sub-responsabilità relativa ai contenuti delle pratiche.

B2. Pagamenti e altri fornitori

Stripe Payments Europe, Limited gestisce pagamenti e abbonamenti e non riceve i dati dei clienti del notaio contenuti nelle pratiche. Il servizio è riferito al rapporto commerciale tra la società e lo Studio; Stripe non è qualificata, per questo solo motivo, come sub-responsabile del notaio per i dati delle pratiche. I ruoli relativi ai dati di pagamento e agli adempimenti del prestatore sono descritti nella documentazione di Stripe e nell'informativa privacy di LUMIRIA.

GitHub è utilizzato per il codice, senza dati delle pratiche. La casella della società presso Aruba S.p.A., con sede in Italia, è destinata alle comunicazioni con gli Studi.

B3. Servizi esterni utilizzati dal Titolare

Sister dell'Agenzia delle Entrate, Telemaco di InfoCamere, SmartRUN di Notartel e la Web Mail Notariato sono servizi ai quali il Titolare accede nell'ambito del proprio rapporto con i rispettivi gestori, mediante le proprie credenziali. Per queste operazioni non sono fornitori cui la società affida in subappalto il trattamento: la società mette a disposizione lo strumento di accesso e automazione. Restano applicabili le condizioni e le abilitazioni del Titolare presso ciascun gestore.

Se l'Utente sceglie la dettatura vocale, la voce è trasformata in testo dal servizio vocale del browser (per esempio Google per Chrome, Apple per Safari), nell'ambito del rapporto tra l'Utente e il produttore del browser; il Responsabile riceve soltanto il testo risultante e non affida tale servizio in subappalto. Al primo utilizzo l'Utente è avvisato e può scegliere di non utilizzarla; il Titolare stabilisce se e quando consentirne l'uso.

B4. Documentazione dei fornitori

La pagina pubblica «Fornitori e sub-responsabili» raccoglie i collegamenti agli accordi sul trattamento dei dati, agli elenchi dei successivi sub-responsabili e ai centri di documentazione sulla sicurezza dei fornitori. L'elenco è aggiornato secondo la procedura dell'art. 6. La documentazione contrattuale applicabile alla società è resa disponibile al Titolare su richiesta secondo l'art. 12.

I documenti pubblici dei fornitori descrivono i loro servizi e obblighi. Non costituiscono una distinta adesione del notaio ai contratti stipulati dalla società e non modificano automaticamente le garanzie della presente Nomina. La documentazione pubblica può inoltre descrivere funzionalità che LUMIRIA non utilizza; il trattamento affidato resta circoscritto al presente accordo e alla configurazione indicata nell'Allegato C.

Allegato C — Misure tecniche e organizzative

C1. Identificazione e separazione degli Studi

L'identità dell'Utente è verificata mediante Clerk. Le operazioni del sito e dei server sulla banca dati utilizzano una chiave di servizio; il codice verifica che l'Utente sia autorizzato e che le risorse richieste appartengano al suo Studio. La separazione di queste operazioni è quindi applicata dal software.

La banca dati dispone anche di regole di sicurezza a livello di riga per gli accessi cui esse si applicano. Tali regole non costituiscono una seconda verifica indipendente per le operazioni effettuate con la chiave di servizio, che può oltrepassarle.

L'accesso richiede l'autenticazione a due fattori. Le sessioni scadono dopo dodici ore di inattività e comunque dopo sette giorni. Per le azioni sensibili è richiesta la riconferma dell'accesso quando sono trascorsi più di dieci minuti. La chiusura del browser non determina, da sola, la fine della sessione.

C2. Accesso ai documenti e cifratura

I documenti sono conservati in un archivio non pubblico. I collegamenti firmati generati per l'apertura da parte dell'Utente hanno durata di cinque minuti; quelli utilizzati internamente per la lettura ottica hanno durata di trenta minuti.

Le comunicazioni tra browser, applicazione, banca dati e server delle automazioni utilizzano TLS. Il sito applica la politica HSTS con durata di un anno.

La banca dati e i file presso Supabase sono cifrati a riposo mediante le misure del fornitore. I dischi dei due server Hetzner utilizzati per automazioni e ragionamento non sono cifrati a riposo: ospitano catture e file di lavoro, che possono contenere dati delle pratiche, soggetti alla cancellazione dell'art. 11; i registri non contengono dati delle pratiche. Non è pertanto dichiarata una cifratura a riposo uniforme di ogni copia trattata dal Servizio.

C3. Credenziali e chiavi applicative

Le credenziali dei portali e della Web Mail Notariato non sono conservate sui server né nei registri. Sono utilizzate per la singola operazione e rimosse al suo termine. Password e gettoni di sessione non sono inclusi nelle catture e nei file tecnici conservati.

Soltanto per la Web Mail Notariato, su scelta espressa dell'Utente, le credenziali possono essere ricordate nel browser del suo dispositivo, sotto il suo controllo e con possibilità di rimozione. Le chiavi applicative sono custodite come segreti dell'ambiente di esecuzione e non nel codice del programma.

C4. Modelli e minimizzazione

Ai modelli è trasmesso il contenuto necessario alle attività richieste, che può comprendere documenti integrali e dati personali delle pratiche. Non sono trasmesse le credenziali dei portali o della casella di posta. Tutte le chiamate utilizzano l'organizzazione Anthropic della società soggetta al regime dell'art. 10.

L'integrazione utilizza Messages API, con PDF e immagini inclusi nelle richieste, memorizzazione temporanea delle richieste, ragionamento esteso e risposte strutturate. Le funzioni web utilizzate sono quelle di base web_search_20250305 e web_fetch_20250910. Non sono utilizzate per i dati delle pratiche Files API, Message Batches, esecuzione di codice, Managed Agents o ricerca web con filtro dinamico, estranee al perimetro dichiarato di conservazione zero. Claude Code, utilizzato per lo sviluppo, non riceve dati delle pratiche (punto C6).

Le istruzioni di minimizzazione delle query web sono inviate al modello a ogni richiesta. Il Responsabile non le presenta come un meccanismo infallibile di anonimizzazione o rimozione dei dati.

C5. Lettura ottica e registrazioni tecniche

Il riconoscimento ottico di scansioni e fotografie è eseguito sui server utilizzati dal Responsabile, senza affidamento a servizi esterni di riconoscimento ottico. Sono registrati gli eventi della pratica, le decisioni, le ricevute delle operazioni con effetti esterni e i riferimenti alla provenienza dei dati, quali documento e pagina.

I registri dei server contengono soltanto informazioni tecniche: identificativi dei lavori e delle pratiche, passi, esiti e tempi. Non contengono testi delle pagine dei portali, nomi, codici fiscali o dati catastali: il codice copre tali valori al momento della scrittura e un controllo automatico impedisce la pubblicazione di versioni del software che li registrino. I registri sono cancellati automaticamente dopo sette giorni. Catture e file di lavoro possono comprendere documenti operativi, come richieste di planimetria firmate: i file di lavoro sono cancellati al termine dell'operazione, le catture automaticamente dopo sette giorni.

Le descrizioni dei guasti sono associate alla pratica nella banca dati; le fotografie dei guasti sono conservate nella cartella della pratica nell'archivio dei file e cancellate con lo Studio. Descrizioni e fotografie dei guasti non sono trasmesse ai computer di sviluppo né consultate dal personale della società. I registri delle funzioni Vercel seguono il termine di trenta giorni e contengono soltanto informazioni tecniche, senza i contenuti delle pratiche; non sono configurati log drain verso ulteriori servizi.

C6. Manutenzione e sviluppo senza dati delle pratiche

La manutenzione, la correzione dei guasti e lo sviluppo del Servizio si svolgono senza accesso ai contenuti delle pratiche, senza eccezioni. Il personale della società e gli strumenti di assistenza allo sviluppo, compreso Claude Code, lavorano esclusivamente sul codice, su dati di prova custoditi in un ambiente separato da quello di produzione e su informazioni tecniche prive dei contenuti delle pratiche (errori, identificativi, tempi e consumi), mai su documenti, conversazioni o dati dei clienti del notaio.

I computer utilizzati per lo sviluppo non dispongono delle chiavi di accesso alla banca dati di produzione, che sono custodite soltanto negli ambienti di esecuzione del Servizio, e non conservano dati delle pratiche. Non esistono pertanto copie di manutenzione dei dati del Titolare.

Quando un'operazione automatica non va a buon fine, al computer di sviluppo pervengono soltanto identificativi tecnici del lavoro e della pratica, tipo di operazione, portale, passo interrotto, codice della causa tecnica, orari e una rappresentazione della struttura della pagina del portale nella quale ogni dato inserito o visualizzato è sostituito da un segnaposto. Non pervengono fotografie delle pagine, nomi degli Studi, titoli delle pratiche, testi dei documenti o delle conversazioni. La selezione è applicata dal server prima dell'invio; se non può essere applicata, non è inviato alcun contenuto della pagina. I guasti che non possono essere compresi da tali informazioni sono riprodotti su pratiche di prova con dati fittizi.

L'assistente di sviluppo opera in base a un contratto distinto da quello utilizzato per il Servizio e non coperto dal regime di conservazione zero dell'art. 10; per questa ragione non riceve in alcun caso dati delle pratiche.

C7. Copie di sicurezza e ripristino

La banca dati Supabase, nella regione Irlanda e con piano Pro, è oggetto di una copia automatica giornaliera conservata per sette giorni. Non è attivo il ripristino a un istante intermedio tra le copie. La procedura di ripristino è scritta e operativa; la prova documentata è svolta prima dell'apertura del Servizio e successivamente almeno ogni tre mesi, su un progetto separato, senza intervenire sul progetto di produzione, e il suo esito è registrato.

Le copie consentono di recuperare account e Studi, pratiche e relativi stati, conversazioni, eventi e ricevute delle operazioni e accettazioni dei documenti, nei limiti di quanto presente nell'ultima copia disponibile. Le modifiche successive non sono recuperabili da tale copia; in condizioni ordinarie la finestra corrisponde a circa ventiquattro ore, senza che ciò costituisca una garanzia autonoma di recupero di ogni dato entro tale intervallo.

I file dei documenti, delle immagini e dei PDF nell'archivio Supabase sono copiati ogni notte da un server dedicato, distinto da quelli delle automazioni, in uno spazio di archiviazione Hetzner in Germania. La copia è cifrata con una chiave custodita sul server e, in copia sigillata, dalla legale rappresentante; è conservata sette giorni e segue le cancellazioni dei sistemi attivi entro tale termine. Il ripristino avviene sul server, senza accesso del personale ai contenuti, ed è provato insieme a quello della banca dati. I file caricati dopo l'ultima copia possono non essere recuperabili.

C8. Procedure e cancellazione

Sono applicate procedure scritte per la gestione delle violazioni dei dati con primo avviso entro ventiquattro ore dalla conoscenza, l'inoltro delle richieste degli interessati entro tre giorni lavorativi e la comunicazione individuale dei nuovi sub-responsabili con almeno due giorni di preavviso. Le procedure si applicano fin dalla prima attivazione, compresa la prova gratuita.

I dati delle pratiche attive, le pratiche eliminate, la cancellazione dello Studio, i backup e le copie tecniche seguono i termini e le decorrenze distinti dell'art. 11. Un controllo notturno verifica il rispetto di tali termini e segnala ogni superamento.

C9. Accessi del personale ai sistemi di produzione

L'accesso amministrativo ai pannelli dei fornitori e ai server del Servizio è riservato alle persone autorizzate indicate nell'elenco delle autorizzazioni della società, con autenticazione a due fattori su ciascun fornitore. Le chiavi di servizio sono custodite esclusivamente negli ambienti di esecuzione.

Le modifiche alla struttura della banca dati e gli aggiornamenti del software non comportano la consultazione dei contenuti delle pratiche. Ogni altro intervento sulla banca dati di produzione è eseguito da una persona autorizzata, limitato alla struttura e alla configurazione e allo stretto necessario, e annotato prima di avvenire in un registro che indica data, persona, motivo, operazione e, se pertinenti, lo Studio o la pratica interessati, senza riportarne i contenuti. Le annotazioni che riguardano uno Studio sono consultabili dal suo Titolare.