Guida all'uso di LUMIRIA

Guida per utilizzare LUMIRIA

Assistenza con intelligenza artificiale nella pratica notarile

Società Tecnologie Notarili S.r.l. — Versione predisposta il 1° ottobre 2026

Questa guida spiega come utilizzare LUMIRIA, quali limiti considerare e quali verifiche compiere prima di utilizzare i risultati. È rivolta al notaio e ai collaboratori autorizzati dello Studio e si applica anche durante la prova gratuita.

I risultati di LUMIRIA devono essere sottoposti a verifica professionale prima dell'utilizzo. La qualità della scrittura, la presenza di una fonte o l'assenza di rilievi non attestano la correttezza del risultato né la completezza dell'istruttoria.

La guida è consultabile nella documentazione pubblica del sito e si legge insieme alle Condizioni del servizio, alla Nomina a responsabile del trattamento e all'Informativa privacy. Per i trattamenti svolti per conto dello Studio, gli obblighi delle parti e le istruzioni sui dati sono disciplinati dalla Nomina.

1. Finalità della guida e alfabetizzazione

La guida fornisce indicazioni operative e contribuisce alle misure di alfabetizzazione sull'intelligenza artificiale previste dall'art. 4 del regolamento (UE) 2024/1689. La sola lettura o accettazione del documento non dimostra, di per sé, l'adempimento degli obblighi dello Studio o della Società.

Le misure da adottare vanno commisurate alle conoscenze e all'esperienza delle persone coinvolte, alle attività affidate al sistema e ai rischi per le persone interessate. Lo Studio integra quindi queste indicazioni nell'organizzazione del lavoro e nella preparazione dei collaboratori.

2. Il sistema e i soggetti coinvolti

LUMIRIA è un sistema di intelligenza artificiale destinato ad assistere il notaio e i collaboratori autorizzati nella preparazione degli atti e nelle attività istruttorie descritte in questa guida.

Società Tecnologie Notarili S.r.l. fornisce il sistema LUMIRIA. Lo Studio lo utilizza nell'esercizio della propria attività professionale. I modelli linguistici impiegati dal sistema sono forniti da Anthropic: il ruolo del fornitore del modello è distinto da quello della Società che eroga LUMIRIA.

Le risposte della chat e le proposte generate nella pratica sono prodotte da un sistema automatico. Anche una bozza già presente all'apertura della pratica può essere generata automaticamente. La formulazione in linguaggio naturale non implica l'intervento o la verifica di una persona.

Il sistema elabora i contenuti disponibili e produce risposte sulla base delle istruzioni ricevute e del contesto. Può proporre soluzioni e compiere le operazioni tecniche previste dalle funzioni attivate; le valutazioni professionali e la decisione sul contenuto dell'atto competono al notaio. La Società resta tenuta ai propri obblighi contrattuali e di legge.

3. Funzioni e fonti utilizzate

LUMIRIA legge i documenti sottoposti ad analisi, estrae informazioni sulle parti e sui beni, confronta i dati e formula rilievi istruttori. Le scansioni prive di testo sono sottoposte a riconoscimento ottico sui server della Società; la qualità del risultato dipende anche dalla leggibilità dell'originale.

Su richiesta dello Studio, il servizio recupera documenti dai portali supportati. Predispone bozze di atto, anche seguendo gli schemi caricati dallo Studio, e propone modifiche sulla base delle indicazioni ricevute in chat. Le funzioni effettivamente disponibili sono quelle abilitate nel servizio e nel piano utilizzato.

Le elaborazioni possono utilizzare il corpus giuridico di LUMIRIA, descritto qui sotto; gli schemi, le regole di redazione e i documenti dello Studio; le conoscenze generali dei modelli di Anthropic; le ricerche nel web.

Quando utilizza il corpus o il web, LUMIRIA riporta i riferimenti alle fonti. Occorre verificarne l'esistenza, il contenuto, l'aggiornamento e la pertinenza rispetto al caso. Le conoscenze generali del modello non sono necessariamente accompagnate da una fonte e non garantiscono l'aggiornamento alla data dell'utilizzo.

Il corpus giuridico. LUMIRIA dispone di un corpus giuridico curato da un Comitato Scientifico Indipendente, che ne seleziona i contenuti e ne cura l'aggiornamento e la revisione periodica.

Cosa raccoglie. Contributi di dottrina, pronunce di giurisprudenza, orientamenti della prassi e un formulario di atti, scelti per la loro rilevanza nella pratica notarile.

Com'è fatto. Il corpus è ordinato in ventinove materie e, all'interno di ciascuna, per titoli. Per molte questioni indica il grado di affidabilità di ogni soluzione: se è pacifica o espressamente regolata, se è sostenuta ma discussa e quindi richiede cautele, oppure se non consente di ricevere l'atto, indicando in questo caso l'alternativa lecita.

Come si usa in LUMIRIA. Il corpus non è consultato automaticamente. Il notaio può chiedere un approfondimento con il comando «Corpus», presente sotto le risposte. LUMIRIA cerca allora nel corpus i passi pertinenti alla questione e li elabora con il modello di intelligenza artificiale: illustra gli orientamenti e le soluzioni prospettabili e riporta per intero le fonti citate dal corpus. La ricerca avviene sui sistemi della Società e al modello sono trasmessi solo i passi trovati. Il corpus non è utilizzato per i codici e le tabelle degli adempimenti, per i quali valgono soltanto le fonti ufficiali dell'Agenzia delle Entrate.

Le formule del corpus sono modelli da adattare ai fatti della pratica. Le fonti vanno verificate come ogni altro risultato, e la valutazione delle soluzioni resta al notaio.

Il corpus e le ricerche web non assicurano la copertura di tutte le fonti rilevanti. Anche lo schema dello Studio può contenere clausole superate o inadatte al caso: il suo impiego non ne conferma la validità.

La dettatura vocale, se l'utente la sceglie, trasforma la voce in testo attraverso il servizio vocale del browser (per esempio Google per Chrome, Apple per Safari), secondo le condizioni del produttore del browser e al di fuori dei fornitori della Società. LUMIRIA riceve soltanto il testo risultante. Poiché ciò che viene dettato può contenere dati dei clienti, lo Studio stabilisce se e quando consentirne l'uso; al primo utilizzo l'utente è avvisato e può scegliere di non utilizzarla.

Quando una bozza o un contenuto generato viene stampato o scaricato, LUMIRIA ricorda che è stato predisposto con l'assistenza dell'intelligenza artificiale e va controllato prima di qualsiasi utilizzo. I file scaricati (Word e PDF) riportano questa indicazione nelle loro proprietà, in forma leggibile dai programmi, come richiede l'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689; il testo del documento non cambia e l'indicazione non compare sulla pagina né in stampa.

4. Limiti ed errori possibili

LUMIRIA non svolge l'indagine della volontà delle parti, non accerta personalmente la loro identità o capacità e non esercita la funzione notarile. L'assistenza automatizzata non sostituisce il giudizio del professionista, i controlli richiesti dalla legge o la valutazione degli effetti dell'atto.

Gli errori possono riguardare sia i singoli dati sia l'intera ricostruzione del caso. Il sistema può interpretare male un documento, omettere un problema, qualificare in modo inesatto un rapporto o proporre una soluzione giuridica inappropriata, anche con una motivazione apparentemente convincente.

Lettura dei documenti. Una scansione poco leggibile, una pagina mancante, una tabella o un'annotazione possono essere lette male o trascurate. La trasmissione di un documento completo non garantisce che ogni sua parte sia stata correttamente considerata nella risposta.

Ambiguità e informazioni mancanti. Il sistema può risolvere una contraddizione in modo errato o completare un'informazione senza un fondamento sufficiente. Non si deve presumere che si arresti o chieda chiarimenti in ogni situazione dubbia.

Norme e precedenti. Può indicare una disposizione non pertinente, attribuire a una decisione un contenuto diverso da quello effettivo o generare un riferimento inesistente. Anche una fonte autentica può essere interpretata male o risultare superata.

Valutazioni e calcoli. Sono possibili errori nelle quote, negli importi, nelle date e nei collegamenti tra soggetti, beni e diritti. Le risposte possono inoltre risentire di pregiudizi o generalizzazioni presenti nei dati di addestramento o nei materiali consultati.

Contesto della conversazione. Istruzioni ambigue, correzioni successive e documenti discordanti possono produrre risposte incoerenti. Chiedere al medesimo sistema di confermare una risposta non costituisce una verifica indipendente.

5. Verifica dei risultati e controllo del notaio

La bozza è visibile e modificabile. La comparsa di un testo nella pratica, il suo salvataggio o la sua esportazione non equivalgono alla verifica del notaio. Lo Studio deve controllare il contenuto anche quando il sistema lo ha inserito o modificato su sua richiesta.

Prima dell'utilizzo, il notaio verifica che la soluzione proposta corrisponda alla volontà delle parti, alle risultanze documentali e alla disciplina applicabile. Rientrano nel controllo l'identificazione delle parti, la capacità e i poteri di rappresentanza, la titolarità e la provenienza dei diritti, i dati dei beni, le quote, gli importi, i termini e gli effetti delle clausole.

I dati estratti vanno confrontati con i documenti di origine. Le norme e i precedenti rilevanti vanno controllati sulle fonti ufficiali, quando disponibili, verificando anche la disciplina vigente alla data pertinente. I calcoli determinanti per l'atto richiedono un riscontro autonomo.

In presenza di dati mancanti o discordanti, occorre chiarire il punto sulla base dei documenti o mediante le necessarie verifiche. Se non è possibile accertare la correttezza di un risultato, quel risultato non deve essere utilizzato come dato acquisito.

I rilievi sono segnalazioni da esaminare. La loro assenza non dimostra che non esistano criticità; la presenza di un rilievo non dimostra che sia fondato. Una segnalazione di attività da svolgere non prova che l'attività sia stata eseguita.

La verifica va ripetuta sulle parti interessate dopo ogni modifica sostanziale, tenendo conto delle possibili conseguenze sul resto dell'atto. Il controllo finale riguarda anche il documento esportato e la corrispondenza con la versione che il notaio intende utilizzare.

6. Accessi ai portali e credenziali

L'accesso a Sister, Telemaco e SmartRUN è avviato dallo Studio attraverso il servizio, sotto il proprio controllo, passando da SmartRUN con le proprie credenziali, che valgono per la singola operazione e non sono conservate. Le operazioni sui portali sono eseguite da procedure automatiche programmate, che compiono i passaggi previsti uno dopo l'altro. Solo quando un passaggio non riesce, perché la pagina del portale non corrisponde a quanto previsto, interviene di ripiego un modello di intelligenza artificiale, attraverso l'organizzazione Anthropic della Società coperta dal regime di conservazione zero, che esamina la pagina e completa il passaggio. Le credenziali non sono mai trasmesse al modello. Quando una richiesta va firmata, il servizio consegna il file al notaio, che lo firma personalmente con il proprio strumento di firma, anche remota, fuori da LUMIRIA, e lo ricarica firmato: LUMIRIA non vede né conserva il PIN o le credenziali di firma. Le automazioni possono compiere operazioni sui portali nell'ambito delle richieste ricevute: prima di avviarle occorre controllare soggetti, beni, tipo di ricerca e dati della richiesta.

Il completamento di un'operazione deve essere verificato attraverso il suo esito e i documenti o le ricevute effettivamente disponibili. Una frase nella chat non sostituisce tale riscontro. In caso di interruzione, prima di ripetere una richiesta occorre accertare se sia già stata eseguita, per evitare duplicazioni.

Le credenziali dei portali e della posta sono utilizzate per le operazioni richieste, non sono conservate in modo persistente sui sistemi della Società e non vengono trasmesse al fornitore dei modelli. Devono essere inserite esclusivamente negli spazi dedicati, senza riportarle nella chat o nei documenti da analizzare.

Le credenziali della Web Mail Notariato restano nel browser soltanto se l'utente sceglie di memorizzarle. Questa opzione va utilizzata esclusivamente su dispositivi sotto il controllo dell'utente; la chiusura del browser non comporta necessariamente la loro cancellazione. La consultazione della Web Mail Notariato avviene in sola lettura.

7. Trattamento dei documenti e conservazione zero

Per i dati personali delle pratiche il notaio è titolare del trattamento e la Società opera come responsabile, secondo la Nomina accettata anche per la prova gratuita. L'Informativa privacy descrive separatamente i trattamenti che la Società effettua per le proprie finalità amministrative e di gestione del sito e degli accessi.

Il contenuto dei documenti sottoposti ad analisi è trasmesso per intero al fornitore dei modelli. Sono inoltre trattati i messaggi e le informazioni della pratica utilizzati per l'elaborazione. Non si deve presumere che tali contenuti siano anonimizzati prima dell'invio.

La Società non usa i contenuti delle pratiche per addestrare modelli. Nell'ambito del rapporto commerciale applicabile, Anthropic non utilizza input e output per l'addestramento; la Società non ne autorizza tale utilizzo.

Sull'organizzazione Anthropic della Società è attivo dal 25 settembre 2026 il regime di conservazione zero, confermato dal certificato sottoscritto con il fornitore. Per i dati delle pratiche la Società utilizza i modelli e le funzionalità compresi in tale regime: Anthropic non conserva ordinariamente i contenuti delle richieste e delle risposte dopo la restituzione della risposta, con le memorie temporanee e le eccezioni descritte di seguito.

Memoria temporanea. Per accelerare le richieste ripetute, può restare in memoria una rappresentazione tecnica dei contenuti nella cache, con durata massima di un'ora dall'ultimo utilizzo. Il riutilizzo rinnova il termine. Gli schemi tecnici delle risposte strutturate possono essere conservati fino a ventiquattro ore dall'ultimo utilizzo; tali schemi non devono contenere dati personali delle pratiche.

Eccezioni. Secondo le condizioni dichiarate da Anthropic, i contenuti segnalati dai sistemi di sicurezza per possibili violazioni delle condizioni d'uso possono essere conservati fino a due anni; i relativi punteggi di classificazione fino a sette anni. Le conservazioni imposte dalla legge seguono il termine richiesto dall'obbligo applicabile e non sono soggette, per questo solo motivo, al limite di due anni.

La conservazione zero riguarda il trattamento del fornitore del modello nel perimetro pattuito. Non elimina gli archivi di LUMIRIA o i registri tecnici e non significa assenza di metadati tecnici e amministrativi. Non si estende automaticamente a ogni prodotto Anthropic, a un diverso account o ai servizi di terzi.

Le ricerche web sono destinate alla consultazione di norme, prassi e giurisprudenza. Le istruzioni al modello vietano di inserire nelle ricerche dati identificativi delle parti o della pratica; tali istruzioni non costituiscono un filtro tecnico infallibile. Lo Studio non deve chiedere ricerche web contenenti dati dei clienti. Gli eventuali trattamenti dei servizi esterni non sono automaticamente coperti dalla conservazione zero di Anthropic.

La banca dati e l'archivio dei file sono configurati in Irlanda; i server delle automazioni e del ragionamento utilizzati dalla Società sono in Germania; l'elaborazione dei modelli è configurata negli Stati Uniti. Le localizzazioni e le garanzie per i trasferimenti internazionali sono descritte nella Nomina e nella documentazione sui fornitori.

La manutenzione, la correzione dei guasti e l'aggiornamento del servizio si svolgono senza accesso ai contenuti delle pratiche, senza eccezioni. Il personale della Società e gli strumenti di assistenza allo sviluppo, compreso Claude Code, lavorano esclusivamente sul codice, su dati di prova custoditi in un ambiente separato da quello di produzione e su informazioni tecniche prive dei contenuti delle pratiche (errori, identificativi, tempi e consumi), mai su documenti, conversazioni o dati dei clienti del notaio. I computer utilizzati per lo sviluppo non dispongono delle chiavi di accesso alla banca dati di produzione e non conservano dati delle pratiche. Per la diagnosi di un guasto ricevono soltanto codici tecnici e una rappresentazione della struttura della pagina del portale nella quale ogni dato è sostituito da un segnaposto; i guasti che non possono essere compresi in questo modo sono riprodotti su pratiche di prova con dati fittizi. L'assistente di sviluppo opera in base a un contratto distinto da quello utilizzato per il servizio, non coperto dal regime di conservazione zero, e per questa ragione non riceve in alcun caso dati delle pratiche.

8. Archiviazione ed esportazione

Lo Studio deve conservare autonomamente i documenti e gli atti necessari alla propria attività e agli obblighi professionali. L'archivio del servizio non sostituisce gli adempimenti di conservazione che competono al notaio.

Alla scadenza della prova non convertita o dell'abbonamento non rinnovato, lo Studio dispone di trenta giorni di accesso in sola lettura e di esportazione; se passa all'abbonamento o rinnova entro tale termine, non perde nulla. Cinque giorni prima della scadenza lo Studio riceve un avviso; l'archivio ZIP del lavoro conservato si scarica dal servizio in qualsiasi momento e si genera a ogni download. Dopo i trenta giorni, i dati dello Studio sono cancellati dai sistemi attivi e il collegamento non è più utilizzabile; il notaio può chiedere la cancellazione immediata.

Una pratica eliminata è cancellata definitivamente e immediatamente e non è recuperabile. Prima di eliminarla, lo Studio può scaricarne il lavoro con l'archivio ZIP. Le copie residue della banca dati e le copie tecniche seguono i distinti termini stabiliti dalla Nomina.

I file dei documenti hanno una copia di sicurezza notturna, cifrata e conservata sette giorni in Germania; i file caricati dopo l'ultima copia possono non essere recuperabili. Lo Studio conserva comunque autonomamente i propri documenti e può scaricare in qualsiasi momento tutto il lavoro con l'archivio ZIP, che contiene anche i dati in formato strutturato, leggibile da altri programmi. I dati della banca dati sono recuperabili soltanto nei limiti dell'ultima copia disponibile, conservata per sette giorni; la procedura di ripristino è provata almeno ogni tre mesi.

9. Organizzazione dello Studio e informazione ai clienti

Prima di utilizzare il servizio con dati reali, lo Studio accetta le Condizioni e la Nomina, individua i collaboratori autorizzati e impartisce istruzioni adeguate alle attività affidate. L'accesso deve avvenire con le credenziali assegnate, senza condivisioni non autorizzate.

Lo Studio organizza momenti di istruzione e affiancamento commisurati all'utilizzo del sistema e alle competenze dei collaboratori. È utile documentare le iniziative svolte e aggiornarle quando cambiano le funzioni utilizzate o emergono errori ricorrenti. La conoscenza della professione e la capacità di verificare i risultati restano essenziali.

Ai sensi dell'art. 13 della legge 23 settembre 2025, n. 132, l'impiego dell'IA nelle professioni intellettuali riguarda attività strumentali e di supporto, ferma la prevalenza del lavoro intellettuale professionale. Il notaio informa il cliente sui sistemi utilizzati nella prestazione con una comunicazione comprensibile e completa. Questo obbligo va coordinato con l'informativa sul trattamento dei dati personali, che ha contenuti e finalità propri.

Il notaio individua le basi giuridiche del trattamento, valuta quali dati siano necessari e se occorra una valutazione d'impatto ai sensi dell'art. 35 GDPR. La presenza di dati particolari o giudiziari richiede anche la verifica dei presupposti degli artt. 9 e 10 GDPR. L'informazione sull'uso dell'IA non equivale, da sola, al consenso e non sostituisce tali valutazioni.

Per conoscere le misure adottate dalla Società e i trattamenti affidati ai fornitori, lo Studio consulta la Nomina, l'Informativa privacy e la pagina Fornitori e sub-responsabili. Eventuali chiarimenti possono essere richiesti a privacy&sicurezza@lumiria.ai.

10. Errori e incidenti

Se un risultato appare inesatto o non verificabile, lo Studio ne sospende l'utilizzo e compie i riscontri necessari. Per segnalare un problema scrive a privacy&sicurezza@lumiria.ai, indicando la pratica, l'operazione e il momento dell'anomalia, senza includere credenziali o dati estranei alla segnalazione. L'eventuale trasmissione di documenti per l'assistenza va limitata a quanto necessario e concordata con la Società.

In caso di sospetta perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato a dati personali, lo Studio avvisa immediatamente la Società e conserva le informazioni utili ad accertare l'accaduto. Non occorre attendere che la ricostruzione sia completa per inviare la prima segnalazione.

Quando viene a conoscenza di una violazione dei dati affidati, la Società informa il notaio senza ingiustificato ritardo e comunque entro ventiquattro ore, secondo la Nomina, fornendo le informazioni disponibili e successivi aggiornamenti.

Il notaio, quale titolare, valuta la notifica al Garante ai sensi dell'art. 33 GDPR: la notifica è dovuta salvo che sia improbabile un rischio per i diritti e le libertà delle persone, senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro settantadue ore dalla conoscenza della violazione. Il termine non decorre dalla conclusione dell'indagine tecnica. Restano la documentazione della violazione e, quando ne ricorrono i presupposti, la comunicazione agli interessati ai sensi dell'art. 34 GDPR.