Valutazione del legittimo interesse

Valutazione del legittimo interesse

LUMIRIA

Versione del 20 ottobre 2026

Questa pagina spiega perché, per alcuni trattamenti descritti nell'Informativa privacy, Società Tecnologie Notarili S.r.l. (la «Società») si fonda sul proprio legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), e come ha bilanciato tale interesse con i diritti delle persone. È pubblicata in attuazione dell'art. 13, par. 1, lett. d), e dell'art. 14, par. 2, lett. b), GDPR, che impongono di indicare i legittimi interessi perseguiti.

Per ogni trattamento la valutazione segue tre passaggi: l'interesse (è lecito, reale e chiaramente articolato?), la necessità (il trattamento è indispensabile, o esistono mezzi meno invasivi con la stessa efficacia?) e il bilanciamento (l'interesse prevale sui diritti, sulle libertà e sulle ragionevoli aspettative dell'interessato, tenuto conto delle tutele adottate?).

La valutazione riguarda i trattamenti che la Società svolge come titolare. I dati delle pratiche affidati dagli studi notarili sono trattati per conto del notaio, secondo la Nomina a responsabile del trattamento, e non rientrano in questa pagina.

1. Conservazione decennale delle evidenze della firma

Trattamento. Conservazione del testo della Nomina e delle Condizioni accettati, delle impronte, della data e dell'ora, dell'indirizzo cui è stato inviato il codice, degli orari di invio e di conferma, del numero dei tentativi, dell'indirizzo IP e del browser, per dieci anni dalla cessazione del rapporto o, se non segue l'attivazione, dalla definizione della richiesta (Nomina, par. 1.3; Informativa, sezione 11; registro delle attività di trattamento, scheda A4).

Interesse. Poter accertare, esercitare o difendere i propri diritti se un notaio contesta di avere sottoscritto la Nomina o approvato le clausole, o di avere autorizzato il trattamento dei dati delle pratiche, anche soltanto per la prova gratuita. L'interesse è lecito (art. 17, par. 3, lett. e), e considerando 47 del GDPR), chiaramente articolato e reale, perché la Nomina è il documento che autorizza la Società a trattare dati di terzi per conto del notaio, e attuale per tutta la durata in cui la contestazione è possibile.

Necessità. La firma è elettronica semplice, con codice monouso. Senza l'indirizzo cui è partito il codice, gli orari, i tentativi, l'indirizzo IP e il browser non è possibile dimostrare chi ha firmato e quando. Non esistono mezzi meno invasivi con la stessa forza probatoria: la sola copia del testo non prova l'identità del firmatario. Sono conservati soltanto i dati strettamente necessari, senza i contenuti delle pratiche.

Bilanciamento. Il termine di dieci anni corrisponde alla prescrizione ordinaria dei diritti contrattuali (art. 2946 del codice civile) e al termine entro cui la Società può essere chiamata a rispondere del trattamento svolto per conto del notaio. Per chi non attiva il servizio la contestazione resta possibile per lo stesso termine, perché la Nomina firmata durante la prova ha autorizzato il trattamento dei dati delle pratiche caricate. Le ragionevoli aspettative dell'interessato sono considerate: il termine è indicato nella Nomina che il notaio firma e nell'Informativa. Tutele: i dati non sono usati per altre finalità; l'accesso è limitato alle persone autorizzate; i dati sono conservati nella banca dati cifrata a riposo; il notaio può ottenerne copia e opporsi (art. 21 GDPR), salvo la necessità di difendere un diritto in giudizio.

Conclusione. L'interesse della Società prevale per la durata indicata.

2. Recapiti professionali dei collaboratori e dei referenti dello studio

Trattamento. Nome, ruolo e recapiti professionali di chi scrive per conto di uno studio o è indicato come referente, per gestire la richiesta di informazioni o di prova e, dopo l'attivazione, il rapporto con lo studio (Informativa, sezione 5).

Interesse. Rispondere a chi scrive e gestire il rapporto con lo studio attraverso le persone che lo studio stesso indica. L'interesse è condiviso dallo studio, che sceglie i propri referenti.

Necessità. Senza i recapiti del referente la Società dovrebbe rivolgersi al solo notaio anche per questioni operative che lo studio ha affidato ad altri. Sono trattati soltanto i recapiti professionali e il ruolo; nessun dato ulteriore.

Bilanciamento. Il referente agisce nell'esercizio delle proprie funzioni professionali e si aspetta di essere contattato per le questioni che segue. Tutele: i recapiti sono usati solo per le comunicazioni relative allo studio; sono cancellati con i termini della sezione 11 dell'Informativa; il referente può opporsi e lo studio può indicare un'altra persona in ogni momento.

Conclusione. L'interesse della Società e dello studio prevale.

3. Funzionamento e sicurezza del sito e del servizio

Trattamento. Dati tecnici strettamente necessari (indirizzo IP, identificativi di sessione, registri tecnici senza contenuti delle pratiche, misure dei tempi) per rendere accessibili il sito e il servizio, gestire gli accessi, individuare errori e prevenire utilizzi abusivi (Informativa, sezioni 5 e 8).

Interesse. La disponibilità, l'integrità e la riservatezza dei sistemi e la protezione degli utenti, che sono anche un obbligo di legge della Società come responsabile del trattamento (art. 32 GDPR) e un interesse degli studi che le affidano i dati delle pratiche.

Necessità. Un servizio in rete non può funzionare né difendersi senza registrare gli accessi e gli errori. I registri non contengono testi delle pagine, nomi, codici fiscali o dati catastali; il codice copre tali valori al momento della scrittura e un controllo automatico impedisce la pubblicazione di versioni del software che li registrino.

Bilanciamento. Chi usa un servizio professionale si aspetta che gli accessi siano registrati e protetti. Tutele: conservazione breve (sette giorni per i registri dei server, trenta per quelli delle funzioni, trenta per le misure dei tempi); accesso limitato alle persone autorizzate; nessun uso per profilazione o pubblicità; nessuno strumento di analisi statistica o tracciamento sul sito.

Conclusione. L'interesse della Società e degli studi prevale.

4. Prova del rapporto e tutela dei diritti

Trattamento. Conservazione delle evidenze contrattuali diverse dalla firma (richieste, accettazioni, comunicazioni e dati pertinenti a una contestazione specifica) per documentare il rapporto e per accertare, esercitare o difendere diritti (Informativa, sezione 5 e sezione 11).

Interesse. Poter dimostrare che cosa è stato richiesto, accettato e comunicato, nei confronti dello studio, delle autorità e dei terzi. È l'interesse riconosciuto dall'art. 17, par. 3, lett. e), GDPR.

Necessità. Sono conservate soltanto le informazioni necessarie alla prova; i contenuti delle pratiche non seguono questi termini e restano soggetti alla Nomina. Le informazioni relative a una contestazione specifica sono conservate separatamente e per il tempo della sua gestione.

Bilanciamento. Il notaio e lo studio sanno, dalle Condizioni e dall'Informativa, che le evidenze del rapporto sono conservate. Tutele: accesso limitato; nessuna conservazione generalizzata di registri o pratiche; termini indicati nella sezione 11 dell'Informativa; diritto di opposizione, salvo la necessità di difendere un diritto.

Conclusione. L'interesse della Società prevale.

5. Registri di conformità

Trattamento. Registrazione di data, tipo di evento e studio coinvolto per le comunicazioni dei nuovi sub-responsabili, l'inoltro delle richieste degli interessati, le cancellazioni e i ripristini (Informativa, sezione 5; registro delle attività di trattamento, scheda A7). La documentazione delle violazioni dei dati di cui la Società è titolare si fonda invece sull'obbligo di legge (art. 33, par. 5, GDPR).

Interesse. Dimostrare la conformità al GDPR e poter provare gli adempimenti verso gli studi, che ne hanno un interesse proprio come titolari, e verso l'autorità di controllo (art. 5, par. 2, e art. 28 GDPR).

Necessità. Senza una registrazione datata non è possibile provare che una comunicazione è stata fatta nei termini o che una cancellazione è avvenuta. I registri contengono soltanto data, tipo di evento e studio: nessun contenuto e nessun dato delle pratiche.

Bilanciamento. Gli studi si aspettano che il loro responsabile documenti gli adempimenti, e possono consultare le annotazioni che li riguardano. Tutele: dati minimi; accesso limitato; conservazione per il tempo necessario a dimostrare la conformità, tenuto conto dei termini di prescrizione.

Conclusione. L'interesse della Società e degli studi prevale.

6. Diritti dell'interessato e revisione

Per tutti i trattamenti descritti è possibile opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, scrivendo ai recapiti indicati nella sezione 1 dell'Informativa o al responsabile della protezione dei dati (sezione 2). La Società cessa il trattamento, salvo dimostrare motivi legittimi cogenti prevalenti oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Restano i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e limitazione e il reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

La valutazione si rilegge a ogni cambiamento delle modalità di firma, dei trattamenti descritti o dei termini di conservazione, e comunque ogni due anni.

Adottata dalla legale rappresentante il 20 ottobre 2026, sentito il responsabile della protezione dei dati.